Автоматизация окупается не всегда. Чтобы не гадать, достаточно одной формулы и недели наблюдений за процессом.
Формула
Экономия в месяц = Сэкономленные часы × Стоимость часа
Чистая экономия = Экономия в месяц − Расходы на сценарий в месяц
Окупаемость, мес = Стоимость запуска / Чистая экономияЕсли чистая экономия получается около нуля или отрицательной, автоматизировать этот процесс пока рано.
Шаг 1. Стоимость часа сотрудника
Возьмите зарплату до вычета налогов, прибавьте страховые взносы и разделите на число рабочих часов в месяце. Для простоты взносы можно учесть коэффициентом 1,3, а в месяце считать около 165 рабочих часов.
Стоимость часа = Зарплата × 1,3 / 165Шаг 2. Сколько часов уходит на процесс
Неделю записывайте, сколько времени сотрудник тратит на задачу: прослушивание звонков, ответы на отзывы, сверку платежей. Умножьте среднее за день на 21 рабочий день.
Автоматизация редко убирает задачу полностью. Кто-то всё равно проверяет спорные случаи. Поэтому считайте, что сценарий экономит 60–80% времени, а не 100%.
Шаг 3. Расходы на сценарий
- запуск, один раз;
- сопровождение, каждый месяц;
- сервер, каждый месяц;
- нейросеть и распознавание речи по тарифам провайдера, каждый месяц.
Пример
Условный пример, не данные клиента. Руководитель отдела продаж каждый день полтора часа слушает звонки менеджеров.
| Показатель | Расчёт | Сумма |
|---|---|---|
| Стоимость часа | 120 000 × 1,3 / 165 | ≈ 945 ₽ |
| Часы на звонки в месяц | 1,5 × 21 | 31,5 ч |
| Экономия времени, 70% | 31,5 × 0,7 | ≈ 22 ч |
| Экономия в месяц | 22 × 945 | ≈ 20 800 ₽ |
| Расходы в месяц | сопровождение 3 000 + сервер 1 500 + нейросеть и распознавание ≈ 2 000 | ≈ 6 500 ₽ |
| Чистая экономия | 20 800 − 6 500 | ≈ 14 300 ₽ |
| Окупаемость запуска за 15 000 ₽ | 15 000 / 14 300 | ≈ 1 месяц |
Расходы на нейросеть и распознавание здесь взяты условно. Реальную сумму стоит посчитать на ваших объёмах звонков.
Где расчёт обманывает
- Время некуда деть. Если руководитель освободил 22 часа, но потратил их непонятно на что, деньги не сэкономлены. Заранее решите, чем займётся сотрудник.
- Завышенная экономия. Не берите 100%. Спорные случаи всё равно останутся.
- Скрытые расходы. Посчитайте время сотрудников на запуск и проверку первых результатов.
Что считать, кроме часов
Иногда главный эффект не в часах, а в деньгах, которые перестают теряться: забытые сделки, неоплаченные счета, просроченные документы. Такие потери тоже можно включить в расчёт, но только те, которые видно в ваших системах.
Если хотите, мы посчитаем окупаемость для вашего процесса на 30-минутном разборе. Готовые сценарии описаны в каталоге.
Частые вопросы
Что делать, если сэкономленное время некуда деть?
Тогда экономия есть только на бумаге. Считайте окупаемость через то, что сотрудник успеет сделать вместо рутины, например обработать больше заявок, или через найм, который не понадобится.
Нужно ли учитывать потерянные сделки?
Можно, но осторожно. Возьмите только те потери, которые видите в CRM, например сделки без движения дольше двух недель, и долю, которую реально вернуть.