10 процессов, которые малый бизнес может автоматизировать за неделю

Автоматизация не обязана быть большим проектом. Если у ваших систем есть API, многие процессы можно перевести на сценарий за несколько дней. Ниже десять таких процессов из разных отделов. Для каждого указано, что делает сценарий, что нужно для запуска и где экономия.

Неделя реальна, если доступы к системам готовы и процесс понятен. Если сначала нужно навести порядок в CRM или договориться, кто согласует платежи, закладывайте больше времени.

1. Анализ звонков менеджеров

• Что делает: забирает записи звонков из телефонии, переводит речь в текст и проверяет разговор по чек-листу скрипта. Итог и следующий шаг попадают в сделку.
• Что нужно: облачная телефония с записями, CRM с API, распознавание речи и нейросеть, например Yandex SpeechKit и YandexGPT.
• Что экономит: часы руководителя на прослушивание и договорённости, которые иначе теряются.

Подробнее на странице сценария анализа звонков.

2. Проверка компании по ИНН

• Что делает: при появлении новой компании в CRM подтягивает реквизиты, адрес, ОКВЭД и статус, например не ликвидируется ли она. Подозрительные случаи отмечает для менеджера.
• Что нужно: CRM с вебхуками и ключ DaData.
• Что экономит: ручной ввод реквизитов и время на проверку перед сделкой.

Как настроить, описано в статье о проверке по ИНН через DaData.

3. Обращения с Avito в CRM

• Что делает: новое сообщение в мессенджере Avito создаёт заявку в CRM со ссылкой на чат. Повторные сообщения добавляются в ту же сделку.
• Что нужно: ключи Avito API, подписка с API мессенджера, CRM с API.
• Что экономит: копирование обращений вручную и потерянные заявки в выходные.

Как подключить, описано в статье об Avito API в n8n.

4. Сверка банковской выписки

• Что делает: сопоставляет поступления со счетами по ИНН и сумме, отмечает сделки оплаченными и передаёт платежи в 1С. Спорные платежи уходят бухгалтеру списком.
• Что нужно: API банка с доступом на чтение выписки, 1С или CRM со счетами.
• Что экономит: ручную сверку и сделки, которые висят «в работе» после оплаты.

Подробнее на странице сценария сверки выписки.

5. Согласование оплаты счетов

• Что делает: входящий счёт с почты превращается в заявку на оплату. Руководитель получает в Telegram сумму, назначение и ссылку на счёт с кнопками «Оплатить» и «Отклонить». Решение записывается в учёт.
• Что нужно: почтовый ящик для счетов, распознавание PDF, Telegram-бот, 1С или таблица с реестром платежей.
• Что экономит: переписку о том, можно ли оплатить счёт, и забытые счета.

Как сделать кнопки согласования, описано в статье о согласовании в Telegram.

6. Ответы на отзывы на маркетплейсах

• Что делает: забирает новые отзывы с Wildberries и Ozon, пишет ответ в стиле бренда, положительные публикует сразу, негативные отправляет менеджеру на согласование.
• Что нужно: токены WB и Ozon, нейросеть, Telegram для согласования. Для Ozon нужна подписка, в которую входят методы отзывов.
• Что экономит: ежедневные часы на ответы и просевший рейтинг из-за отзывов без ответа.

Подробнее на странице сценария автоответов на отзывы.

7. Напоминания о записи и сбор отзывов

• Что делает: накануне визита отправляет клиенту напоминание, после визита просит оценку. Довольных клиентов приглашает оставить отзыв на картах, недовольных передаёт управляющему.
• Что нужно: YCLIENTS или другая система записи с API, канал отправки, например SMS или MAX.
• Что экономит: часть неявок и публичный негатив, потому что недовольный клиент сначала попадает к управляющему.

Как подключить, описано в статье о YCLIENTS API в n8n.

8. Офлайн-конверсии в Метрику

• Что делает: передаёт оплаченные сделки из CRM в Яндекс Метрику, чтобы Директ учился на реальных продажах.
• Что нужно: сохранение ClientID в форме на сайте, поле в CRM, токен Метрики.
• Что экономит: рекламный бюджет, который уходит на заявки без оплаты.

Пошаговая инструкция в статье об офлайн-конверсиях.

9. Ежедневная сводка по рекламе

• Что делает: собирает расходы и заявки из Яндекс Директа, VK Рекламы и Метрики и присылает короткий отчёт. Если расход превышает норму или заявка резко дорожает, приходит отдельное предупреждение.
• Что нужно: доступы к API рекламных кабинетов и Метрики, нормы расхода и стоимости заявки.
• Что экономит: ежедневный сбор отчёта вручную и дни, когда кампания тратит деньги впустую.

10. Выход нового сотрудника

• Что делает: когда в учёте появляется новый сотрудник, сценарий ставит руководителю и IT задачи по чек-листу, а сотруднику отправляет инструкции на первый день. Если почта на Яндекс 360, учётную запись можно создать через его API.
• Что нужно: система учёта персонала или таблица, таск-трекер с API, чек-лист выхода.
• Что экономит: забытые доступы и первый день, потраченный на ожидание.

Как выбрать первый процесс

Оцените две вещи: сколько часов в месяц уходит на процесс и сколько стоит ошибка в нём. Лучший кандидат отнимает много часов и легко проверяется. Формула есть в статье о расчёте окупаемости.

Автоматизировать пока рано, если:

• процесс каждый раз идёт по-разному, и правила не сформулированы;
• данные в CRM неполные, например половина сделок без контактов;
• задача занимает час в месяц.

Где проходит граница

Сценарий хорошо справляется с рутиной по понятным правилам. Решения с ответственностью остаются за людьми: оплатить счёт, ответить на жалобу, отказать клиенту. Поэтому в сценариях выше спорные случаи всегда уходят человеку.

Ещё одно правило касается данных. Персональные данные клиентов обрабатываются на вашем сервере и в российских сервисах. В Telegram уходят только номер сделки, сумма и ссылка.