Почти всю автоматизацию мы строим на API: системы обмениваются данными напрямую, без участия экрана. Но у некоторых программ API нет или доступ к нему закрыт. Тогда остаётся программный робот, то есть RPA. Разберём, чем они отличаются и когда что выбирать.
Что такое RPA
RPA расшифровывается как Robotic Process Automation. Программный робот повторяет действия человека в интерфейсе: открывает программу, вводит логин, переходит по меню, заполняет поля, нажимает кнопки, читает данные с экрана. Для системы робот выглядит как обычный пользователь, поэтому дорабатывать её не нужно.
Интеграция через API устроена иначе. Сценарий отправляет запрос в систему и получает ответ в машинном формате, например JSON. Экран, мышь и окна в этом не участвуют.
Сравнение
| Интеграция через API | RPA-робот | |
|---|---|---|
| Как работает | Запросы напрямую к системе | Действия в интерфейсе вместо человека |
| Что нужно | Ключ доступа и сервер сценариев | Компьютер или виртуальная машина с программой, учётная запись для робота, лицензия RPA |
| Скорость | Ограничена лимитами API | Ограничена скоростью интерфейса |
| Что ломает | Изменения в API, обычно их описывают в документации | Любое изменение экрана: новая кнопка, всплывающее окно, обновление программы |
| Поддержка | Нужна при изменениях API | Нужна после каждого заметного обновления интерфейса |
Когда API лучше
Всегда, когда API есть. Даже неудобный API надёжнее робота: он не зависит от расположения кнопок и не сломается из-за нового окна с рекламой.
API есть у большинства систем, с которыми работает малый бизнес:
- CRM: amoCRM, Битрикс24;
- маркетплейсы: Wildberries, Ozon;
- многие банки для бизнеса;
- 1С на платформе 8.3 через стандартный интерфейс OData или HTTP-сервисы. Как это настроить, описано в базе знаний.
Прежде чем рассматривать робота, проверьте документацию системы и спросите поставщика. Иногда API есть, но включается по отдельной заявке или на старшем тарифе.
Когда без RPA не обойтись
Старая 1С без доступа снаружи. Если платформа старее 8.3.5, OData в ней нет. Бывает, что база на актуальной платформе, но служба безопасности запрещает публиковать её на веб-сервере, а конфигурацию нельзя менять. Тогда робот может вносить документы или выгружать отчёты через обычный интерфейс.
Банк-клиент без API. Если у вашего банка есть API для бизнеса, сверку платежей лучше строить на нём, как в сценарии сверки выписки. Если API нет, робот может по расписанию входить в банк-клиент и скачивать выписку в файл. Подписывать платежи роботу мы не советуем. Ошибка или взлом в этом месте стоят слишком дорого.
Государственные порталы. Для части задач у порталов нет API для бизнеса. Робот может проверять статусы заявок или скачивать документы. Перед запуском прочитайте правила портала: автоматический доступ может быть запрещён. Для отчётности и документооборота сначала посмотрите на операторов ЭДО и сервисы сдачи отчётности, у многих из них есть API.
Внутренние программы. Старые настольные программы, отраслевой софт без поддержки, системы, которые нельзя дорабатывать. Здесь RPA часто единственный вариант без замены программы.
Российские RPA-платформы
После ухода зарубежных поставщиков в России работают несколько своих платформ. Мы проверили три, которые чаще всего упоминают.
- PIX RPA от PIX Robotics. Платформа для автоматизации процессов с роботами и искусственным интеллектом. На сайте заявлена интеграция со 100 с лишним корпоративными системами. Разработчик указывает, что продукты PIX Robot, PIX Studio и PIX Master внесены в Единый реестр российского ПО. Есть демоверсии для самостоятельной проверки.
- Primo RPA. Платформа программных роботов и ИИ-агентов. По описанию на сайте роботы выполняют задачи от операций в 1С и ЭДО до разбора документов и работают в инфраструктуре заказчика. Заявлена совместимость с отечественными операционными системами.
- Sherpa RPA от Sherpa Robotics. В пакет входят роботы Sherpa Robot, визуальный конструктор Sherpa Designer, консоль управления Sherpa Orchestrator и модуль обработки документов Sherpa IDP. По документации Sherpa Designer бесплатный, а для запуска роботов нужна лицензия.
Про Primo RPA и Sherpa RPA в реестре российского ПО пишут СМИ и партнёры. Если реестр для вас важен, проверьте запись на сайте Минцифры.
Судя по описаниям и списку клиентов, эти платформы рассчитаны в первую очередь на средний и крупный бизнес с десятками роботов, оркестратором и своей командой поддержки. Для одной-двух задач в небольшой компании такой стек может оказаться избыточным.
Почему роботы ломаются
Робот привязан к экрану. Всё, что меняет экран, может его остановить:
- обновление программы сдвинуло кнопку или переименовало поле;
- появилось окно с новостями, предупреждение или капча;
- сессия истекла, или система попросила второй фактор входа;
- программа ответила медленнее обычного, и робот нажал кнопку раньше времени.
Хуже всего, когда робот продолжает работу после сбоя и вносит данные не в то поле. Поэтому у каждого робота должна быть проверка результата и уведомление об ошибке. Как настроить такие уведомления в n8n, мы описали в отдельной статье.
Ещё один риск касается доступа. Роботу нужна своя учётная запись в системе. Если робот работает под учёткой сотрудника, неясно, кто совершил действие, а пароль хранится в двух местах.
Сколько это стоит
Открытых прайсов на сайтах трёх платформ выше мы не нашли, стоимость уточняется по запросу. Независимо от платформы расходы складываются из нескольких частей:
- лицензии на роботов и консоль управления;
- разработка сценария робота;
- компьютер или виртуальная машина, на которой робот работает;
- поддержка после обновлений интерфейса.
У интеграции через API основные расходы приходятся на запуск, а поддержка нужна реже. У робота постоянная часть расходов обычно выше. Сравнивайте варианты по формуле из статьи про окупаемость автоматизации и закладывайте в RPA время на починку после обновлений.
Что мы рекомендуем
- Сначала ищите API. Документация, вопрос поставщику, OData для 1С, API банка. Это закрывает большинство случаев.
- Потом ищите выгрузку. Многие системы умеют по расписанию выгружать отчёт в файл или отправлять его на почту. n8n заберёт файл и обработает его без робота.
- RPA только для узкого шага. Пусть робот делает минимум: скачивает выписку или вносит готовые данные. Логику, проверки и уведомления держите в n8n.
- Проверьте правила системы. Убедитесь, что автоматический доступ не нарушает пользовательское соглашение портала или банка.
- Не давайте роботу лишних прав. Отдельная учётная запись, только нужные разделы, без права подписи платежей.
RPA хорошо закрывает дыру там, где API нет. Строить на роботах всю автоматизацию мы не советуем: каждый робот добавляет точку, которая сломается после очередного обновления интерфейса.
Частые вопросы
Чем RPA отличается от n8n?
n8n обменивается данными с системами через API и вебхуки. RPA-робот работает в интерфейсе программы, нажимает кнопки и заполняет поля, как человек. Их можно сочетать, когда в цепочке есть система без API.
Сколько стоит RPA?
Открытых прайсов на сайтах PIX RPA, Primo RPA и Sherpa RPA мы не нашли, цену называют по запросу. Кроме лицензий заложите разработку робота, отдельный компьютер для его работы и поддержку после обновлений интерфейса.
Что делать, если у 1С нет доступа снаружи?
Если база на платформе 8.3, сначала проверьте OData и HTTP-сервисы. Они требуют публикации базы на веб-сервере, но работают надёжнее робота. Робот имеет смысл, когда публикация невозможна.